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Alles Wichtige zur Inventur für Großunternehmen

Jedes Großunternehmen muss im Rahmen der ordnungsgemäßen Buchführung eine jährliche Bilanz erstellen. Grundlage dafür ist die Inventur. Ebenso dient diese der Überwachung sämtlicher Lagerbestände und damit optimaler Übersicht.

Eine solche ist zeitaufwendig und mit einem gewissen organisatorischen Aufwand verbunden. Unterstützung für eine strukturierte Lagerverwaltung bieten sogenannte Cloud-ERP-Lösungen. Diese sorgen für eine effiziente Arbeitsweise und entlasten Mitarbeiter: Mit nur einem Programm lassen sich sämtliche Mengen- sowie Standortveränderungen zentral überwachen. Das sorgt für optimierte und komfortable Abläufe und spart dabei jede Menge Zeit. Alles, was im Rahmen der Inventur außerdem wichtig ist, erfahren Sie hier: 

Wann ist eine Inventur zu erstellen? 

Klassischerweise wird die Inventur zum Bilanzstichtag erstellt, um im Anschluss an die umfassende Bestandsaufnahme den Jahresabschluss erledigen zu können. Daneben kann es weitere Anlässe für die Inventur geben:

Unternehmensneugründungen

Geschäftsübernahmen

Betriebsauflösungen

Verkauf eines Unternehmens

Allgemeines zur Inventur 

Mindestens einmal im Jahr ist jedes Unternehmen gemäß §240 Abs. 1 Handelsgesetzbuch zu einer Inventur verpflichtet. Dabei wird der Bestand aller Vermögenswerte eines Betriebs nach ihrer Menge und ihrem Wert ermittelt. Entscheidend sind zum einen der Ist-Bestand, zum anderen der Soll-Bestand. Beide Werte werden miteinander verglichen. Darüber wird die tatsächliche Vermögenslage des Betriebs ermittelt. Differenzen müssen in der Buchhaltung als Bestandsveränderung/Materialeinsatz verbucht werden. Das Ergebnis wird in dem sogenannten Inventar festgehalten. Dieses ist gemäß den aktuell gültigen Fristen 10 Jahre aufzubewahren.

Wie sind die Ist-Bestände zu ermitteln?

Zur Erfassung der Vermögensbestände eines Unternehmens dienen unterschiedliche Methoden: 

Methode

Hinweis

• Zählen

• Wiegen

• Messen

Handelt es sich um Güter, bei welchen das nicht möglich ist, wird der Bestand geschätzt.

Inventur anhand von Belegen: Rechnungen, Kontoauszüge, Verträge etc.

Diese Methode verwendet man bei nicht zählbaren Vermögenswerten wie beispielsweise Bankguthaben oder ausstehenden Forderungen.

Welche unterschiedlichen Inventurarten gibt es? 

Die Inventur zu einem bestimmten Stichtag durchzuführen, ist gerade für Großunternehmen mit großem Warenbestand oft nur schwer umsetzbar. Daher gibt es die Möglichkeit unterschiedlicher Inventurarten:

Stichtagsinventur: Inventur zum Bilanzstichtag. Das ist in der Regel der 31.12. eines jeden Jahres insofern das Geschäftsjahr mit dem Kalenderjahr endet. – Diese Inventurart ist mit enormem Aufwand verbunden. Geschäfts- und/oder Produktionsbetrieb können oft für die Zeit der Bestandsaufnahmen nicht weitergeführt werden. Weil ein fester Termin vorgegeben ist und der Betrieb nicht allzu lange angehalten werden soll, stehen Mitarbeiter unter Zeitdruck. Es kommt dabei nicht selten zu Erfassungsfehlern.

Zeitnahe Stichtagsinventur: Der Termin des Stichtags wird um weitere 10 Tage erweitert. In dieser Zeit müssen allerdings sämtliche Inventarveränderungen dokumentiert werden. – Unternehmen sind in ihrer Planung flexibler, da ihnen zeitlich ein größerer Spielraum zur Verfügung steht.

Stichprobeninventur: Hierbei werden Stichproben mithilfe offizieller statistischer Verfahren erhoben. - Dieses Verfahren ist zeitlich mit geringerem Aufwand verbunden und eignet sich daher besonders für Unternehmen mit großem Warenbestand. Seine Anwendung ist allerdings vorab vom Finanzamt zu genehmigen.

Permanente Inventur: Elektronische Warenwirtschafssysteme schreiben den Bestand über das Geschäftsjahr permanent fest. Einmal im Jahr ist zusätzlich eine körperliche Inventur zu erstellen. Der Termin dazu ist frei wählbar. - In diesem Fall erfolgt die Inventur über eine spezielle Buchhaltungssoftware oder eingangs bereits erwähnte Cloud-ERP-Lösungen. Der Vorteil liegt darin, dass die Bestandserfassung über das ganze Jahr hinweg kontinuierlich, digital un damit absolut unkompliziert erfolgt – es kommt somit zu keinen terminlichen Engpässen in Bezug auf einen bestimmten Stichtag.

Verlegte Inventur: Sind all diese Inventurarten in einem Betrieb nicht praktikabel, haben Unternehmer die Möglichkeit einer verlegten Inventur – drei Monate nach vorne oder zwei Monate nach hinten. Voraussetzung ist eine Rückrechnung zum Stichtag und eine lückenlose Dokumentation. - Unternehmen sind zeitlich flexibler. Es kann ein optimaler Zeitpunkt für die Inventur gewählt werden, beispielsweise zu einem niedrigeren Lagerbestand. Das reduziert den Aufwand und ist insbesondere in Unternehmen mit saisonalen Stoßzeiten praktikabel.

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