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Digitalisierung im Unternehmen

Immer mehr Unternehmen in Deutschland setzen auf die vielgepriesene Digitalisierung. Doch reicht es aus, alleine auf ein paar Programme zu bauen, die Aspekte wie Buchhaltung, Verkauf, etc. steuern?

Oder muss dafür nicht viel mehr geschehen? In diesem Artikel soll zunächst die Digitalisierung als Konzept beschrieben und Vorteile beleuchtet werden. Welche Schritte wirklich nötig sind und was bei der Umsetzung zu beachten ist, das soll danach aufgezeigt werden.

Was bedeutet es ein Unternehmen zu digitalisieren?

Der Grundgedanke einer umfassenden Digitalisierung im Unternehmensbereich ist es, bestehende Prozesse und Arbeitsweisen gezielt zu optimieren. Das heißt, dass die Arbeit effizienter wird. Hierfür setzen viele Firmen auf die unterschiedlichsten Softwares, die zunächst die Unternehmensstruktur aufzeigen. Unter anderem diese Bereiche können heute digital erfasst werden:

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Buchhaltung sowie Lohnbuchhaltung

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Verkauf und Lagerhaltung

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Kundenverwaltung

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Lagerlogistik

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Produktionsprozesse

Bestehende Geschäftsmodelle werden also mit digitalen Versionen ersetzt oder ergänzt. Dennoch wird oftmals das Mittel mit dem Zweck vertauscht. So reicht es nicht aus einfach Softwares zu integrieren. Das Ziel muss immer eine Prozessoptimierung sein, da sonst die beste Software nicht die gewünschten Erfolge erzielen kann.

Welche Vorteile ergeben sich daraus?

Das Ziel bei der Digitalisierung in Unternehmen ist auf kurze Sicht klar Umsätze zu steigern und durch Kosteneinsparung Gewinne zu maximieren. Auf lange Sicht geht es vor allem darum, ein Unternehmen für die Zukunft zu positionieren. Nur wer am Markt bestehen und sich auch durch die neuen technischen und digitalen Wege etablieren kann, wird auf lange Sicht hin schwarze Zahlen schreiben. Genauer betrachtet ergeben sich diese Vorteile:

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Leichtere Erreichbarkeit von Kunden durch schnellere Abwicklung

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Stetige Prozessoptimierung durch regelmäßige Analyse

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Nachhaltiges Wachstum für ein Unternehmen

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Einhaltung aller gesetzlichen und betrieblichen Vorgaben dank regelmäßiger Updates

Welche Möglichkeiten gibt es?

Oftmals können nicht alle Bereiche eines Unternehmens sofort digitalisiert werden. Dennoch lassen sich mit ein paar Veränderungen schon große Verbesserungen erzielen. Die Basis für jede Maßnahme sollte zunächst eine umfassende Analyse aller bestehenden Unternehmenszweige und -prozesse bilden. Danach kann an bestimmten Stellen angepackt werden zum Beispiel mit diesen Optimierungen:

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Einem passenden Buchhaltungs- und Lohnsteuerprogramm

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Einem umfangreichen Warenwirtschaftssystem und einer angeschlossenen Rechnungssoftware

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Digitalen Kommunikationskanälen intern und extern

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Softwares für Projektmanagement

Wer schon einen Schritt weitergehen möchte, der kann auf sogenannte ERP-Systeme setzen. Diese Softwares stellen eine ganzheitliche Lösung zur Steuerung von unterschiedlichen Geschäftsprozessen dar. Je nach Budget und Aufwand lassen sich bei diesen Programmen Applikationen hinzubuchen oder abbestellen. So kann eine individuell auf das jeweilige Unternehmen zugeschnittene Lösung erstellt werden.

Was ist bei einer (Teil-)Digitalisierung zu beachten?

Zunächst muss ein Unternehmen, wie bereits erwähnt, großflächig analysiert werden. In einem zweiten Schritt kann dann das passende System oder die entsprechende Software ausgewählt werden. Dabei sollten diese Fragen beantwortet werden:

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Welche Prozesse sollen digitalisiert werden? Was ist sinnvoll?

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Welche technischen und sonstigen Anforderungen ergeben sich aus dieser Neuerung?

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Welche Mitarbeiter sind von diesen Maßnahmen betroffen?

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Welche Kosten fallen dadurch an?

Nun kann es an die gezielte Umsetzung einer digitalen Strategie gehen. Hierfür sollten Unternehmer die folgenden Punkte im Hinterkopf behalten.

1. Mitarbeiter informieren

Die Digitalisierung und ihre direkten Auswirkungen stoßen bei Mitarbeitern sehr oft auf gewisse Ängste wie der Verlust des Arbeitsplatzes. Daher ist es für Arbeitgeber essentiell die Belegschaft im Unternehmen von Anfang an mit ins Boot zu holen. Nur so können Bedenken der Mitarbeiter aus dem Weg geschafft werden. Auch die generelle Akzeptanz für die Digitalisierung in einem Unternehmen kann so gewährleistet werden. Denn eine Software kann noch so gut sein, wenn die Mitarbeiter damit nicht zurechtkommen, verursacht sie nicht die gewünschten Effekte.

2. Kontinuierliche Anpassungen

Die Digitalisierung verlangt Unternehmen vor allem Flexibilität ab. Das heißt konkret, dass alle Bereiche auch nach der Überführung in ein neues Programm kontinuierlich getestet und optimiert werden müssen. So kann auf Dauer der Profit gesichert und sogar maximiert werden. Eine gute Organisation innerhalb der Firma ist also Pflicht.

3. Regelmäßige Schulungen

Führungskräfte und Mitarbeiter sollten regelmäßig geschult werden. So können die kontinuierlichen Anpassungen und Neuerungen direkt gewinnbringend umgesetzt werden. Unternehmen verschwenden hier leider viel zu oft gehöriges Potential, da sie sich auf dem bereits Erreichtem ausruhen. Doch genau in diesem Punkt liegt das Potential der Digitalisierung in Unternehmen: Der gezielte Wandel.

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