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Was ist eine ERP-Software und welche Firmen profitieren davon?

Der Erfolg eines Betriebes ist maßgeblich davon abhängig, wie effektiv er Waren herstellen und Dienstleistungen abwickeln kann. 

Je effizienter die Geschäfts- und Verwaltungsprozesse ablaufen, desto mehr Ressourcen können in die Weiterentwicklung der Produkte, in die Verbesserung des Workflows und in die Serviceleistungen gesteckt werden. ERP-Systeme setzen genau an dieser Stelle an: Durch die zentrale Verwaltung, Auswertung und Steuerung aller Firmendaten kann ein Unternehmen den entscheidenden Schritt vor die Konkurrenz machen. 

Was ist ein ERP-System? 

Eine einheitliche Definition, über welche Funktionen ein ERP-System verfügen muss, gibt es nicht. Das Akronym ERP steht für Enterprise-Resource-Planning, was ins Deutsche übertragen in etwa eine (digitale) Verwaltung der Firmenressourcen bedeutet. Der Begriff Ressource umfasst dabei alle „Unternehmensgüter“ also u.a. das Personal, die Finanzmittel sowie alle hergestellten und gelagerten Waren. Was alles zum Funktionsportfolio gehört, ist je nach Hersteller, verfügbarem Budget und Branchenzugehörigkeit unterschiedlich. Welche Abteilungen im Detail von einem ERP-System profitieren können und was bei der Einführung der Software zu beachten ist, fasst dieser ausführlichen ERP-Ratgeber zusammen.

Welche Vorteile ergeben sich für das Unternehmen? 

Unabhängig von den genauen Funktionen sind die Vorteile sehr ähnlich, wenn Geschäftsprozesse mit einer ERP-Software koordiniert werden:

Alle Daten werden zentral gespeichert und sind jederzeit für zugriffsberechtigte Angestellte verfügbar.

Dadurch entfallen zeitaufwendige Datentransfers, was die Firmenkommunikation deutlich verbessert. Der Datenaustausch zwischen den Abteilungen, mit Geschäftspartnern sowie mit Lieferanten läuft unkomplizierter ab, wodurch sich Arbeitsprozesse beschleunigen lassen.

Arbeitsschritte, die immer gleich oder zumindest sehr ähnlich strukturiert sind, können vollautomatisiert abgewickelt werden.

Bei der Auswertung großer Datenmenge können – überwiegend im Einzelhandel und in der Produktion – Workflows verbessert und somit die Effizienz gesteigert werden.

Festgelegte Standards lassen sich besser einhalten. So kann sich die Qualität der angebotenen Produkte und Dienstleistungen dauerhaft und flächendeckend verbessern.

Durch die Summe dieser und weiterer Vorzüge kann ein Betrieb merklich Personalkosten einsparen. So stehen mehr finanzielle Mittel für die Entwicklung oder das Marketing zur Verfügung, woraus sich insgesamt ein entscheidender Wettbewerbsvorteil ergeben kann. Wenn viele Abteilungen miteinander vernetzt arbeiten, wird ein ERP-System umso wichtiger. Dies betrifft in besonderem Maß das produzierende Gewerbe, den Einzelhandel und Dienstleistungsbranchen. 

Pro und Contra von cloudbasierten Software-Lösungen 

Ein Unternehmen sollte sich zudem mit der Frage auseinandersetzen, ob das Computerprogramm in eine Cloud ausgelagert werden soll oder nicht. Für eine Cloud-Lösung spricht Folgendes:

Die Software wird wie eine Art Abo gebucht, wobei normalerweise monatliche Beträge anfallen. Davon können vor allem Firmen mit wenigen Mitarbeitern und Start-ups profitieren, die oft nicht über große liquide Finanzmittel verfügen.

Der Umfang der Funktionen kann bei den meisten Herstellern individuell bestimmt und relativ kurzfristig erweitert werden, manchmal sogar monatlich. Bei einem Wachstum des Betriebs ist der Wechsel auf eine andere Software meist nicht notwendig.

Die Software wird ausschließlich über das Internet genutzt, was die Flexibilität auf Geschäftsreisen oder im Home-Office erhöht.

Bei webbasierten ERP-Softwares liegt die Verantwortung für die Datensicherheit sowie für Systemaktualisierungen beim Anbieter. Ein Unternehmen kann sich dadurch eine eigene IT-Abteilung und ein firmeninternes Rechenzentrum unter Umständen sparen. Gerade für Gründer könnte dies interessant sein.

Eine lokal auf jedem Endgerät installierte On-Premise-Lösung bietet andere Vorteile:

Die Nutzungslizenz wird einmalig (für einen relativ hohen Betrag) erworben. Laufende Kosten entstehen „nur“ durch die Verwaltung eines eigenen Rechenzentrums. Um die IT-Sicherheit, Back-ups und Updates muss sich der Betrieb allerdings selbst kümmern.

Unternehmensdaten bleiben innerhalb der Firma und werden nicht an einen Cloudanbieter weitergegeben. Gerade bei sensiblen Kundendaten (wie Kontoinformationen) oder Geschäftsgeheimnissen kann dies eine große Rolle spielen.

Möglich sind auch hybride ERP-Modelle, die die Vorzüge beider Varianten in sich vereinen.

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