Was macht erfolgreiches Projektmanagement aus?

Die Einführung einer neuen Betriebssoftware, die Umstrukturierung einer Abteilung oder die Überarbeitung bereits bestehender Workflows – an Projekten wie diesen führt für viele Unternehmen kein Weg vorbei, wenn sie konkurrenzfähig bleiben wollen. In solchen Phasen der Neuorientierung tragen insbesondere Projektmanager viel Verantwortung. Schließlich entscheidet ihre Arbeit darüber, ob Maßnahmen am Ende auch erfolgreich umgesetzt werden oder ob ein Projekt zum Scheitern verurteilt ist. Doch warum ist das richtige Management so wichtig und wie stellen die Beauftragten sicher, dass ihre anvisierten Ziele überhaupt nachhaltig umgesetzt werden?

Strategischer Wandel unter Einbezug aller Beteiligten

Vorgänge oder Veränderungen zu managen, sie also geschickt und organisiert zu bewältigen, ist immer dann nötig, wenn es sich um komplexe und weitreichende Umgestaltungen handelt, von denen verschiedene Bereiche und damit gleichzeitig viele Menschen betroffen sind. Hauptaufgabe des Managements ist deshalb, den Wandel kontrolliert und in geregelten Bahnen herbeizuführen. Gemäß dem Sprichwort „Zu viele Köche verderben den Brei“ können bei einem neuen Projekt beispielsweise nicht alle Mitarbeiter nach ihrem Okay oder ihren Wünschen befragt werden. Schließlich spielt der Faktor Zeit eine große Rolle. Gutes Management zeichnet sich zusätzlich dadurch aus, dass Mitarbeiter umfassend über die Neuerungen informiert und eventuelle Skepsis so abgebaut wird. Nur dann sitzen am Ende wirklich alle in einem Boot.

1.Ohne einen Plan geht es nicht

Damit sich innovative Konzepte überhaupt durchsetzen können, ist ein ausführlicher Projektplan das A und O. Er beantwortet das grundsätzliche Was und Wie, also was sind die Ziele und mit welchen Maßnahmen gilt es, sie zu erreichen? Nur so wird sowohl für das Management selbst als auch für Außenstehende das Ausmaß der Veränderungen überhaupt greifbar und nachvollziehbar. Hilfreicher Tipp: Das Hauptziel in mehrere Teilziele splitten. Das macht es für die Geschäftsführung einfacher, neue Vorhaben zu kommunizieren, um dadurch wiederum die Mitarbeiter zur Mithilfe zu motivieren. Ein erstes Planungs-Grundgerüst steht bereits mit diesen sieben Schritten.

2.Das Budget festlegen

Zwischen Planern und Kunden sorgt wohl nichts so schnell für schlechte Stimmung, wie ein Projekt, das am Ende teurer wird als ursprünglich veranschlagt. Damit das nicht passiert, müssen Transformationskosten inklusive der dazugehörigen Leitungen bereits im Vorfeld klar kalkuliert und festgelegt werden. Durch die Transparenz der Preisplanung wird unnötigen Diskussionen zwischen Auftraggeber und –nehmer jegliche Grundlage genommen – eine massive Zeitersparnis.

3.Rechte und Pflichten festlegen

Welche Wünsche und Vorstellungen hat die Geschäftsführung in Bezug auf die unternehmerischen Veränderungen und inwieweit dürfen Projektmanager wichtige Entscheidungen eigenständig treffen, ohne, dass es weiterer Rücksprachen bedarf? Wann und wie häufig sind Meetings erwünscht? Kompetenz- und Zuständigkeitsfragen wie diese müssen im Vorfeld ebenfalls beantwortet sein. Ein schriftliches Projekthandbuch wirkt möglichen Konflikten im Vornherein entgegen.

4.Sachverhalte klar kommunizieren

Egal ob interner oder externer Projektmanager – um Veränderungen innerhalb einer Organisation oder eines Unternehmens durchzusetzen, müssen sie jederzeit deutlich und öffentlich kommuniziert werden. Regelmäßige Meetings sind daher Pflicht. So können auf der einen Seite mögliche Probleme rechtzeitig identifiziert und behoben werden. Zum anderen signalisiert die regelmäßige Veröffentlichung des Zwischenstands Offenheit, wodurch betroffene Mitarbeiter einem Projekt gleich viel positiver gegenüberstehen, als wenn sie im Abstimmungsprozess völlig außer Acht gelassen würden.

5.Kleine Erfolge feiern

Eingefahrene Workflows oder Denkmuster durch neue zu ersetzen, ist ein langwieriger Prozess. Das zerrt an der Geduld aller Beteiligten, für die es sich häufig so anfühlt, als würde nichts vorangehen. So ist die Anfangseuphorie schnell wieder verflogen. Damit die Motivation aber nicht unter der oftmals zu großen Erwartungshaltung leiden muss, ist das Feiern kleiner Erfolge ein wichtiger Aspekt des Projektmanagements. Nur so können Unternehmen sicherstellen, dass alle Mitarbeiter weithin an einem Strang ziehen.

Nachhaltiger Wandel durch ausführliche Vorbereitung

Das Konzipierung und Durchführung von Projekten aller Art ist in der Regel eine tiefgreifende und vielschichte Aufgabe – vor allem für die jeweiligen Projektmanager. Schließlich müssen sie den Überblick behalten und dafür sorgen, dass Veränderungen planmäßig und langfristig umgesetzt werden. Doch wer nun von dieser verantwortungsvollen Aufgabe zittert, muss keine Angst haben. Erfahrungen im Bereich Projektmanagement kann man bereits in Seminaren sammeln. Denn nur wer sich strategisch und akribisch vorbereitet, kann den Weg für nachhaltige Veränderungen ebnen.

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