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Zeitmanagement als Karriere-Booster

Wer seine Zeit im Griff hat, der hat mehr vom Leben – diese Weisheit kennt heute wahrscheinlich jeder. Aber nicht nur mit Hinblick auf die allseits gepriesene Work-Life-Balance ist dieser Spruch nützlich.

Mit dem richtigen Zeitmanagement kann Stress auch auf der Arbeit abgebaut werden. Zudem kann das auch ein richtig nachhaltig wirkender Karriere-Booster sein! Und das beste: Dabei handelt es sich nicht um ein Talent, das einem in die Wiege gelegt wird. Nein, das kann jeder lernen. Mit diesen Tipps gelingt das:

Wie definiert sich Zeitmanagement?

Bei dieser Form der Zeiteinteilung geht es vor allem darum, die vorhandenen Stunden pro Tag möglichst effizient einzuteilen. Das heißt also, dass nicht die Zeit an sich verwaltet wird. Vielmehr werden bestimmte Zeitabschnitte einer Aufgabe zugeteilt, um so das Meiste herauszuholen.

Die Grundlage zu gutem Zeitmanagement

Bevor es an die Einteilung der konkreten Arbeitszeit gehen kann, muss zunächst der Rahmen festgelegt werden. Wie viel Zeit steht überhaupt zur Verfügung? Das kann die normalen 8 Stunden pro Arbeitstag oder die Deadline bis zur Abgabe der Aufgabe sein. Wem die Erfahrung fehlt, der kann mit unterschiedlichen Praxis-Trainings vorankommen. Danach liegt der Augenmerk darauf, festzustellen, welche Tasks bearbeitet werden sollen. Diese werden in einer einfachen To-Do-Liste notiert.

Aufgaben priorisieren und zerlegen

Ist der Umfang aller Arbeiten erfasst, geht es an die Priorisierung. Das bedeutet, dass beispielsweise eine Tabelle wie die Eisenhower-Matrix hinzugezogen wird. Darin wird eingetragen, welche Aufgaben wichtig und unwichtig sind und wie bald diese fertiggestellt werden müssen. Je nach Dringlichkeit bekommen die Tasks dann eine Prio-Stufe von A bis C. Wichtig: Wenn es sich um langfristig angelegte, große Projekte handelt, dann lohnt es sich in vielen Fällen zu splitten. Das heißt, dass aus einem großen Brocken mehrere kleine Aufgaben gemacht werden können. Gegebenenfalls lassen sich diese auch an Mitarbeiter oder Kollegen verteilen.

Realistische Ziele setzen

Es nutzt nichts, wenn der Rahmen direkt dadurch gesprengt wird, dass die Aufgaben unerreichbar sind. Das schürt eher noch Frust. Daher ist es ratsam, sich selbst realistische Ziele einzuplanen. Das Stichwort hierbei sind Puffer. Wer denkt, dass der Kundentermin aus Hin-, Rückfahrt und der schnellen Präsentation besteht, der liegt zu oft leider falsch. Wer von vorneherein etwas mehr Zeit einplant, der hat im besten Fall am Ende des Tages sogar ein Stündchen übrig!

Tasks der Reihe nach abarbeiten

Jetzt geht es an die eigentliche Arbeit. Gestartet wird bei der dringlichsten Aufgabe mit der höchsten Priorität. Logischerweise bekommt diese die meiste Aufmerksamkeit in Form von Zeit. Experten raten zu einer klaren Trennung der To-Dos und exakten Zeiten, in denen gearbeitet und pausiert wird. Zum Beispiel: 1 Stunde Bearbeitung, 10 Minuten Pause. Wichtig ist, dass nicht alles gleichzeitig geschieht – das sogenannte Multitasking ist leider ein Mythos. Übrigens: Bill Gates und Co schwören auf die 5-Stunden Regel!

Ablenkungen vermeiden

Eines der größten Probleme, wenn es darum geht, seine Zeit effizient einzuteilen, ist und bleibt der gute alte Schweinehund. Von der Ablenkung mit dem Handy oder anderen Dingen bis hin zu grundsätzlichen negativen Gedanken. Oftmals unterschätzt man selbst, wie viel der kostbaren Arbeitszeit dadurch eigentlich verloren geht. Daher ist es gut, sich diese Spielereien konsequent abzugewöhnen -gerade, wenn wichtige Aufgaben betrifft.

Routinen etablieren

Von vielen vollkommen unterschätzt sind Routinen im Zeitmanagement. Wer bereits zu Beginn des Tages einen Plan hat, der startet effizienter in den Tag. Ein gutes Beispiel für eine Tagesroutine ist folgendes:

15 Minuten Mails checken

2 Stunden das wichtigste Projekt vorantreiben

Werden diese zwei Punkte täglich abgearbeitet, steht der Rest des Tages bereits am Vormittag auf einer guten Basis.

Tools verwenden

Zu einem guten Zeitmanagement gehören auch immer die richtigen Tools. Das können ganz einfach die To-Do-Liste oder der Taschenkalender sein. Praktisch sind auch Apps oder Programme wie Clockodo, die die Arbeitszeit aufzeichnen. Gerade am Anfang hilft das ungemein. Damit kann direkt herausgefunden werden, welche Stunden in welche Aufgabe geflossen sind und dann in einem zweiten Schritt optimiert werden.

Die richtige Orga ist die halbe Miete

Zusammenfassen ist also klar: Nur, wer genau weiß, welche Arbeitsstunden am Tag in welches Projekt fließen, der kann das volle Potential von Zeitmanagement nutzen. Dabei hilft nicht nur eine klare Einteilung der Zeit, sondern auch die richtige Priorisierung. Tools wie Zeiterfassungen oder To-Do-Listen und Routinen helfen außerdem dabei, auf der Karriereleiter kontinuierlich nach oben zu klettern.

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